福建中医药大学办公室关于印发档案管理利用若干规定的通知

(日期:2014-05-28)



 





 


 


 


 
福建中医药大学办公室关于印发档案管理利用若干规定的通知

 

 

 
  

 

 

 
校办(2010)38号

 
2010年10月8日发布

 
 

 
第一章 总 则

 
 

 
第一条 为了加强对档案的科学管理,适应机构改革和档案管理现代化的需要,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《国家行政机关公文处理办法》、《高等学校档案管理办法》和中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》以及福建省档案局颁布的《福建省归档文件整理细则》(试行)等法律法规,结合我校的实际情况,制定本规定。

 
第二条 凡是学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。

 
第三条 学校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

 
第四条 学校档案工作由学校校长领导,其主要职责是:

 
(一) 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

 
(二) 将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

 
(三) 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

 
(四) 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

 
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

 
第五条 学校实行部门立卷归档制度,档案工作要做到“三纳入”(纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围)、“四同步”(在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。

 
 

 
第二章 机构设置与人员配备

 
 

 
第六条 学校综合档案室是在主管校领导和校办公室直接领导下的全校档案工作职能管理部门,对学校档案工作进行统筹规划、组织协调;对各单位档案工作进行监督和指导;同时负责保存和提供利用学校档案。

 
第七条 学校综合档案室的基本任务和职责:

 
(一) 贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校的档案工作;

 
(二) 制订学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

 
(三) 负责收集、整理、分类、保管和统计全校各类档案及有关资料;

 
(四) 开展档案的开放和利用工作,积极开发档案信息资源,有计划地开展档案编研工作,主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务;

 
(五) 充分利用档案管理系统,做好档案数据的收录,及时编制档案检索工具,实行计算机辅助管理档案;

 
(六) 参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

 
(七) 培训、指导学校专(兼)职档案工作人员业务;

 
(八) 积极开展档案宣传及普法教育等工作;

 
第八条 学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同学校综合档案室共同做好各类档案的收集、整理、归档工作。

 
第九条 学校办公室设专职档案人员,各部门、学院(部)秘书或办公室主任为学校兼职档案员。

 
第十条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

 
第十一条 学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

 
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按照有关规定予以补助。

 
 

 
第三章 档案管理

 
 

 
第十三条 学校各级各部门在教学、科研、党政管理等各项活动中形成的,对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值的各种载体的文件材料,必须按规定及时向校综合档案室移交,任何个人和部门不得居为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室可按征集、代管、捐赠的方式处理。

 
第十四条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

 
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制件号,制作卷内目录,做好数据录入,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校综合档案室移交。

 
第十五条 归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。

 
归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)及《福建中医药大学电子文件归档与电子档案管理办法(试行)》执行。

 
第十六条 归档要求和归档时间

 
(一) 归档文件参照《福建中医药大学归档文件整理实施办法(修订)》执行;

 
(二) 学校各部门应当在次学年6月底前归档;

 
(三) 科学研究类档案按《福建中医药大学科研档案管理办法》执行;

 
(四) 教学档案一般在学期或学年结束后归档,学籍档案在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)后的三个月内归档;

 
(五) 基建项目和专题性、成套性档案,应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档;

 
(六) 财会档案在会计年度终了后暂由财务处保管1年,期满后移交学校综合档案室保管。

 
第十七条 学校归档文件按问题分为学校发文、综合管理、本专科教育、研究生教育、成人教育、海外教育、学生、科学研究、产品生产、设备、出版物、基本建设、财会、声像14大类。各大类所包含的具体内容可参照《福建中医药大学归档文件分类大纲》。

 
第十八条 档案的保管期限可参考《福建中医药大学文件归档范围和保管期限表》确定。

 
第十九条 学校综合档案室在接收档案时,要依据移交清单仔细核对,并按照规定的分类方案进行分类、整理、编目、入库存放。

 
第二十条 档案的密级分为绝密、机密、秘密三级。

 
第二十一条 已归档的档案材料不得随意更改,需补充有关材料时,须由有关部门负责人审查核准、签署意见后,交学校综合档案室归档。

 
第二十二条 单位撤销、合并及有关人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走或销毁。

 
第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目,学校执行部门应当向学校综合档案室提供一整套档案。协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本,学校执行部门应当负责将协作单位档案复制件送交学校综合档案室保存。

 
第二十四条 学校档案由学校综合档案室保管。在国家需要时,综合档案室向国家提供所需的档案原件或者复制件。

 
第二十五条 学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

 
第二十六条 学校综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。

 
档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

 
第二十七条 学校档案鉴定工作由综合档案室、有关业务部门和监审部门组成鉴定小组,涉密档案还需由保密部门参加。

 
第二十八条 销毁档案应造具清册,由鉴定小组进行鉴定,经分管校领导批准后,鉴定小组指定两人以上进行监销,批准人、监销人均须在销毁清册上签字,销毁清册应同时归档。

 
第二十九条 学校综合档案室负责学校档案的统计工作,要建立各门类档案统计台账,掌握档案的收进、移出、利用、销毁和档案室内各种情况数据,按省档案局和学校上级主管部门的要求进行定期的综合或专项统计分析,及时报送档案工作基本情况表。

 
 

 
第四章 档案的利用与公布

 
 

 
第三十条 学校综合档案室要编制各种必要的档案检索工具、参考资料和统计资料,逐步实现档案计算机管理,努力开发档案信息资源,积极主动地做好提供利用工作。

 
第三十一条 未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

 
属下列情况之一者,不对外公布:

 
(一)涉及国家秘密的;

 
(二)涉及专利或者技术秘密的;

 
(三)涉及个人隐私的;

 
(四)档案形成单位规定限制利用的。

 
第三十二条 学校工作人员需查阅学校档案,若未超过本人经办的业务范围,可直接到学校综合档案室按规定程序办理调阅手续。如需调阅本人经办业务以外的档案,必须经归档部门同意或办公室领导批准后,方可提供利用。

 
第三十三条 校外单位和个人查阅学校档案,应出具单位介绍信及个人身份证明,经学校综合档案室负责人或校办公室主任同意;涉及重大机密和问题的,须报请校领导批准。

 
第三十四条 对借出档案,综合档案室要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,学校将根据情况按规定严肃处理。

 
第三十五条 学校提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。

 
加盖学校综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

 
第三十六条 学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

 
学校综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

 
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供。

 
第三十七条 综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

 
第三十八条 综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。条件许可,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

 
 

 
第五章 条件保障

 
 

 
第三十九条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。学校应当为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,库房和装具要可容纳本校今后十年的档案。

 
第四十条 档案库房须按要求切实做好“八防”工作(即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁),配备必要的设备。

 
第四十一条 学校设立专项经费,为学校综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 
 

 
第六章 考核、奖励和处罚

 
 

 
第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

 
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

 
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

 
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

 
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

 
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

 
第四十条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

 
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

 
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

 
(三)涂改、伪造档案的;

 
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

 
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

 
(六)其他违反档案法律法规的行为。

 
第四十一条 学校建立档案工作检查和评估制度,对档案工作成绩突出的部门和优秀的档案工作人员(专职或兼职)给予表扬和奖励。

 
第四十二条 建立健全档案工作年度考核制度,纳入单位和个人年终考核范围。考核工作由办公室协调有关职能部门和业务部门进行,考核的单位以立卷部门为对象,个人以兼职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的单位,其主要领导和兼职档案员年终考核不能评定为优秀。

 
 

 
 

 
第七章 附 则

 
 

 
第四十三条 本规定由学校办公室负责解释。

 
第四十四条 本规定自公布之日起施行。

 


 



 

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