福建中医药大学档案安全管理工作规定

(日期:2014-05-28)



 





 


 


 


 
福建中医药大学档案安全管理工作规定

 

 

 
  

 

 

 
校办(2010)38号

 
2010年10月8日发布

 
 

 
第一章 总则

 
 

 
第一条 为加强档案安全管理工作,杜绝各类危害档案安全事故发生,确保档案资料安全和最大限度地延长档案寿命,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》、《福建省档案安全管理工作规定》及有关法律法规,结合学校实际,制定本规定。

 
第二条 档案安全管理是指立档单位对所藏档案实体和信息内容采取有效保护措施,避免受到自然灾害或人为侵害,并使其处于安全状态的管理工作,其内容包括:档案安全管理职责、档案实体安全管理、档案信息安全管理和档案库房安全管理。

 
第三条 档案安全管理工作遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。

 
第四条 本规定适用于全校各学院(部)、处及附属单位的档案管理实体(以下简称各单位)。

 
 

 
第二章档案安全管理职责

 
 

 
第五条 切实加强对档案安全管理工作的领导,明确分管领导,制定档案安全责任制,将档案安全工作列入本单位的议事日程和工作计划,及时研究和解决存在的问题,确保档案安全管理工作责任的落实。

 
第六条 各单位应履行档案安全管理工作的职责。

 
(一)各单位负责本部门档案安全的综合管理工作。

 
(二)上级档案管理部门负责指导下级档案管理部门的档案安全管理工作。

 
(三)上级机关对下级机关、单位的档案安全管理工作负有指导、监督、检查的职责。

 
第七条 各单位应加强档案安全宣传教育,要采用多种形式开展教育活动,增强全员档案安全意识,并使档案安全教育经常化、制度化。

 
第八条 建立健全档案安全管理制度,每年计划预算中应确保合理的经费投入,保证档案安全管理工作的需要,做到每年有计划,有检查,有总结。

 
第九条 各单位应根据本单位实际情况制定周密细致、便于操作、切实有效的突发性灾害、事故应急处置预案(包括:应对火警、防台防汛、地震、信息管理系统受侵害、意外事故等),不断完善应急措施,随时应对可能出现的各种突发性事件,确保档案实体和档案信息的安全。

 
第十条 档案管理人员应熟知档案安全保护知识,定期进行档案安全检查,做好检查记录,发现问题或安全隐患应及时分管领导汇报,并采取相应的处理措施。

 
第十一条 档案管理部门应定期在全校开展全面、细致的档案安全措施检查,对检查情况和发现的问题要进行认真分析,并采取切实有效的措施,督促有关单位限时整改。

 
第十二条 发生档案安全事故的单位应及时向主管领导和上级机关报告,同时组织在第一时间进行抢救恢复,严禁瞒报迟报。

 
 

 
第三章档案实体安全管理

 
 

 
第十三条 各单位应确保在工作活动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确,并及时归档(包括电子版本)。

 
第十四条 各单位应按照规定定期将具有长远保存价值的档案向学校综合档案室移交。撤销单位的档案,应提前向综合档案室移交或寄存。

 
第十五条 建立健全档案调归卷制度,规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归卷的程序;建立档案、人员出入库登记制度,确保档案安全万无一失。

 
第十六条 档案室工作人员每年应对库藏档案进行一次清点核对,做到登记台帐与档案实体相符。

 
第十七条 收集进室的档案资料必须定期消毒、除尘,并对消毒杀虫情况进行登记。

 
第十八条 对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体,必须采取抢救措施,按档案保护技术要求进行修复或复制。

 
第十九条 不同载体材质的档案应分类存放、规范保存。对特殊载体档案的存放,按其特性和要求,使用规范、合理的装具加以保管和保存。

 
第二十条 存储涉密档案信息的载体,应按所存储信息的最高密级标明密级,并按相应密级文件的管理要求进行管理。

 
 

 
第四章档案信息安全管理

 
 

 
第二十一条 认真执行国家有关档案工作的保密制度,制定档案信息安全管理制度,确保档案信息的安全。

 
第二十二条 做好档案的鉴定工作,科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。对涉密档案的密有变更和解密,已解密的和未定密级的但仍需控制使用的档案,必须按照国家有关保密的法律法规和有关规定办理。

 
第二十三条 各单位对所保存的涉密档案和控制使用档案,在管理和利用时应当依照国家有关法规并根据实际工作需要,制定审批手续并严格执行,不得擅自开放或扩大利用范围。因利用工作需要汇编档案文件时,凡涉及到秘密文件,应当经原制发机关、单位批准,未经批准不得汇编入册。

 
第二十四条 应加强对计算机及其它信息设备的使用管理,凡涉及保密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离,严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。与互联网相连的计算机或其它电子信息设备不得存储、处理和传递涉密档案信息。

 
第二十五条 各单位面向社会开放的档案信息网站,应按规定报相关公安部门备案,并在接受安全评估合格后,方可接入互联网。应遵守国家及福建省有在计算机信息系统、信息网络的安全保密管理规定,建立档案信息、数据上网审批制度,加强上网档案信息管理。上公共信息网的档案信息、数据,必须是经鉴定后可向社会开放的。

 
第二十六条 各单位的档案信息管理系统应当安全可靠。

 
(一)应建立操作权限管理制度,明确权限和操作范围;

 
(二)要建立操作人员密码管理制度,定期修改管理密码;

 
(三)要建立计算机病毒防治制度,定期进行病毒检查;

 
(四)要建立重要数据库和系统主要设备的抗灾备份措施,确保档案信息接收、存储及利用的安全。

 
第二十七条 计算机信息系统打印输出的涉密档案信息,应当按相应密级的文件进行管理。计算机信息系统存储、处理、传递、输出的涉密档案信息要有相应的官级标识,密级标识不能与正文分离。

 
第二十八条 用介质交换档案信息或数据必须进行病毒预检,防止病毒破坏系统和数据。存储过涉密档案信息的载体的维修,应保证所储涉密档案信息不被泄漏。

 
第二十九条 到期档案经鉴定后,销毁档案载体应确保档案信息无法还原。

 
(一)销毁纸介质档案载体,应当采用焚毁、化浆、碎纸等方法处理;

 
(二)销毁磁介质、光盘等档案载体,应当采用物理或化学的方法彻底销毁。

 
 

 
第五章档案库房安全管理

 
 

 
第三十条 档案馆(室)库房面积应符合本单位收集和保管档案的需要。

 
第三十一条 凡新建、改建或扩建的档案馆(室),应符合《档案馆建筑设计规范》的要求。暂时无条件修建符合要求的档案馆,要积极改善档案保管条件,采取有效的防护措施。

 
第三十二条 档案库房门窗应具有防火性能,并具备良好的密闭性,以防环境的不利因素对库内影响。档案库房门窗要采取相应的防光设施,加强库房的防光能力。

 
第三十三条 档案库房内应配备火灾自动报警系统和适合档案库使用的灭火设备。消防器材应定期检查,及时更换过期的消防器材。库区内消防通道畅通,应急照明完好、疏散标志清晰。库房内不得堆放与档案无关的物品,严禁将易燃、易爆及其它物品与档案一同存放。

 
第三十四条 档案库区内应安装安全防护监控系统或防盗报警装置,库房门窗应有防盗设施。档案馆(室)库房通道与阅档室配备视频监控录像设备。监控录像应至少保留3个月。

 
第三十五条 档案库区内应配置有效的温湿度调节设备与检测系统。温度应控制在14—24℃,相对湿度应控制在45—60%。存放特殊载体的档案库房应配备空气净化装置或空气过滤设施。

 
第三十六条 档案库房应配有防虫、霉、鼠等有害生物的药品,有效控制面积应达到100%。建立定期虫霉检查制度,适时更换过期防治药品,及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延。

 
第三十七条 库房照明应选择无紫外线或光源。如使用日光灯或其它含紫外线光源灯,要采取相应过滤措施。

 
第三十八条 档案馆(室)应建立特藏室或专柜,对所藏重要、珍贵档案采取特殊的安全防护措施,确保重要、珍贵档案的绝对安全。

 
 

 
第六章附则

 
 

 
第三十九条 对违反本规定,造成档案丢失、损毁、泄密或其它严重后果的,应当根据有关法律法规的规定追究法律责任。

 
第四十条 本规定由综合档案室负责解释。

 
第四十一条 本规定自公布之日起施行。过去制发的有关档案安全管理文件与本规定相抵触的,以本规定为准。