福建中医药大学电子公文处理试行办法

(日期:2016-12-08)

 

  福建中医药大学电子公文处理试行办法
 校办〔2010〕36号
2010年10月8日发布
 
第一章  
第一条 根据《福建中医药大学公文处理办法》,为学校校园电子化办公系统的规范实施,提高办公效率,特制定本试行办法。
第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体,以计算机为处理和存贮工具,以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。
第三条 电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《福建中医药大学公文处理办法》。
第四条 我校电子公文处理通过校园网进行,电子公文处理软件目前采用江苏金智科技股份有限公司开发的“福建中医药大学办公自动化系统”,也是数字化校园建设的重要内容之一。
第五条 秘密以上含秘密级公文不适用本规定。
 
第二章 电子公文系统管理
第六条 学校办公室是校党政电子公文处理的主管部门。
第七条 现代教育技术中心负责办公自动化系统的技术支持和系统维护。
第八条 福建中医药大学办公自动化系统的系统管理员由现代教育技术中心任命。系统管理员负责系统的日常维护。
第九条 各部门和学院(部)等单位要明确办公自动化系统应用的分管领导,并指定一人为本部门的办公自动化系统协管员,负责本部门(单位)电子公文处理,接受办公自动化系统校级系统管理员的业务指导与管理。
 
第三章 帐户与系统安全管理
第十条 校机关工作人员,各直属单位及各学院(部)党政领导及办公室工作人员以及其他有关人员(统称用户)均在系统中分配唯一工号制帐户。上述人员调离工作岗位,应办理销户手续。
第十一条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请,经人事处审核后,由校级系统管理员办理。
第十二条 系统中用户拥有的帐户的公文处理权限由各部门统一上报,由办公室根据该用户的党务、行政、教学分工所赋予的岗位职责分配,并根据岗位和分工的调整作相应调整。
第十三条 系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。
第十四条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。登录系统后因故离开要退出系统并关闭浏览器窗口,以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员,并通过系统管理员封锁该用户的帐户;解封帐户需持本人书面申请及有效身份证件到现代教育技术中心办理。
第十五条 系统管理员应加强病毒监控,用户应定期查杀病毒,以最大限度保障系统正常运转。
第十六条 涉密公文暂不通过办公自动化系统办理,仍沿用以前的处理办法。
第四章 电子公文的办理
第十七条 实施办公自动化后,除涉密公文外,校党政收文办理和发文办理均使用福建中医药大学办公自动化系统完成。
第十八条 目前本校的公文大致分为:内收文件、外收文件及发文管理。其中外收文件包括信访件和传真件处理。
第十九条 党政公文的收文办理和发文办理流程,根据《福建中医药大学公文处理办法》由办公室依照各部门的职能和校领导的分工对系统进行设定。
第二十条 上级和非隶属单位普通来文,由校办公室秘书进行数字化,进入校园办公自动化系统并由校办公室秘书启动该文办理流程。
第二十一条 以校党、政名义向外和向下级行文,由发文拟稿单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。发文拟稿单位应通过流程跟踪和电话等跟踪催办。
第二十二条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作,并在系统的工作单上留下痕迹,办理人处理完自己应处理事务后,应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择,则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的发送对象发送,系统会以一定的方式通知接收方,接受方收到通知信息后,应及时办理,如根据公文内容判断不属于自己的职权范围,应及时退还流程中的上一人。
第二十三条 为保证公文处理的快捷性,有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。同时在系统首页上已经设置了待办事宜的铃声提醒功能。文件的发起单位也可以通过文件的流程跟踪查看文件当前所在的部门,若迟迟没有进行批阅,可以进行电话跟踪,来保证公文流转的效率。
第二十四条 为了提升福建中医药大学办公自动化系统的公文质量和使用效率,信息报送内容涉及到学校办公室审批的必须走福建中医药大学办公自动化系统信息报送模块。
 
第五章 公文归档与销毁
第二十五条 校党政公文存档目前仍以纸质载体为主,电子文档为必要补充,电子公文与纸质公文互为镜像。
第二十六条 来文原件由收文部门存档。来文办理过程的资料(包括来文的扫描文档)应由主办部门转换成纸质形式(要求激光打印)并附加鉴别信息后,与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办部门存档。
第二十七条 发文文稿(包括办理过程中各办理人签批的意见)、附件与文件正文由文印室统一打印后由办公室统一用印、存档。
第二十八条 与电子公文有关的电子文档由系统管理员按档案管理有关规定,定期打印移交校综合档案室。
第二十九条 办公自动化系统产生的电子文档归档范围暂定为:“公文管理”模块产生的电子文档。
第三十条 不具备归档和存查价值的电子公文经办公室负责人批准,可以销毁。电子公文的销毁,需进行登记并由两人监销,确保不错销、不漏销。
 
第六章 电子公文的效力
第三十一条 学校党政对外发文的报送采用纸质形式,办理过程仍通过办公自动化系统完成。
第三十二条 学校办公自动化系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。
第三十三条 校级对外发文和用于存档的纸质公文由办公室统一印制并用印。
第三十四条 非公开发布的校党政电子公文,各部门和个人不得复制成纸质形式作正式文件使用。
 
第七章     
第三十五条 在校内逐步停止使用纸质形式办理和传递无密级公文。
第三十六条 学校各部门工作人员,应充分认识电子公文处理工作的重要性,认真履行自己的职责,积极配合学校的公文处理电子化工作的进行,积极参加学校组织的办公自动化系统操作培训,努力适应电子化办公对教职员工提出的要求。
第三十七条 办公自动化系统的使用能力作为机关工作人员的基本素质要求纳入能力考核范围。
  第三十八条 本试行办法自发布之日起执行。
 第三十九条 本试行办法解释权在校办公室。