福建中医药大学公文处理暂行规定

(日期:2016-12-08)

 

福建中医药大学公文处理暂行规定
校办〔2010〕37号
  为使本校公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)及省委、省政府、省教育厅的有关文件精神,特对本校公文处理作如下规定:
一、公文处理原则
  (一) 学校公文是学校在党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
  (二) 校办公室是本校管理公文处理工作的内设机构,主管本校的公文处理工作并指导校内各职能部门和附属单位的公文处理工作。办公室配备专职人员负责公文处理工作。
  (三) 校领导、各部门负责人应当高度重视公文处理工作,率先垂范,带头执行本校公文处理有关规定,加强对公文处理工作的领导和检查,切实对学校公文处理工作负责。公文办理人员应是本校正式工作人员,应当忠于职守,廉洁正派,具备相关专业知识,要严格按规定程序处理公文。
(四) 行文要少而精,注重效用,要严格控制发文数量和发文范围。
(五) 公文处理必须做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密规定。要实事求是,认真负责,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作的效率和质量。
二、公文主要形式及发文字号
  (一)“文件格式”的公文
  1. 中共福建中医药大学委员会文件
  用于校党委作出重要工作部署,向省委、省委教育工委报告重大事项,干部任免以及其他需要用校党委文件印发的公文。发文字号为:“闽中医委〔〕X号”,由校办公室统一编号。发文机关标识(即“红头”,下同)为:“中共福建中医药大学委员会文件”,加盖“中共福建中医药大学委员会”印章。
2. 福建中医药大学文件
用于学校对全面工作和行政、教学、科研等各类工作做出重要决策,工作部署,印发重要通知、批复重要事项,向上级报告、请示重要工作和同平级部门协商重要事宜,以及其他需要用学校文件印发的公文。发文字号为:“闽中医〔〕X号”, 由校办公室统一编号。发文机关标识为:“福建中医药大学文件”,加盖“福建中医药大学”印章。
  3. 福建中医药大学办公室文件
用于根据学校授权,安排或代学校发布对某一方面工作的部署,转发有关文件,下发会议通知,以及其他需要用校办公室各义印发的公文。发文字号为:“校办〔〕X号”, 由校办公室统一编号。发文机关标识为:“福建中医药大学办公室文件”,加盖“福建中医药大学办公室”印章。
  (二)“信函格式”的公文
  1.福建中医药大学函件
用于学校就具体事项与有关部门或单位商洽工作,询问答复问题和礼仪往来,以及其他需以学校函件形式行文的公文。发文字号为:“闽中医函〔〕X号”,由校办公室统一编号。发文机关标识为:“福建中医药大学”,加盖“福建中医药大学”印章。
2.福建中医药大学办公室函件
用于根据学校授权,同有关部门或单位商洽工作、询问、答复问题和礼仪往来,以及其他需以福建中医药大学办公室函件形式行文的公文。发文字号为:“闽中医办函〔〕X号”,由厅办公室统一编号。发文机关标识为:“福建中医药大学”,加盖“福建中医药大学办公室”公章。
  (三) 会议纪要
  用于记载和传达会议情况和议定事项。分为“中共福建中医药大学委员会常委会议纪要”、“福建中医药大学院长办公会议纪要”、“福建中医药大学专题会议纪要”等3种,由校办公室按年度统一编号,不盖章。
  (五) 院务通报
  用于通报学校内部重要工作情况,交流推广典型经验,印发校领导在重要会议上的讲话和调研材料。由校办公室编发,发文字号用“第××期”,按年度统一编号。
  三、行文规则
  (一)下行文一般“下发一级”,发至院系、部、处和直属附属单位,需要时可向有关单位行文,学校公文一般不直接发到处级以下单位。已发至各部门的公文,一般不再发给其内设机构或下属单位。
(二)学校内设机构除校办公室外,其他任何处室均不得对外正式行文。
(三)转发上级机关的公文,不再抄送上级机关。“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
  (四)除以函的形式商洽工作,询问和答复问题,审核事项外,未经省主管部门同意,不直接向各级政府正式行文,经省人民政府同意行文的,应在文中注明“经省人民政府同意”。
  (五)尽量减少发文数量。上级或平级一般性文件,学校不作具体要求的一般不转发(有的可使用翻印方式)。领导在会议上的讲话,会议上已印发的,不重发;一般工作要求,会上已部署的不印发;不属行文对象的不滥发。
(六)严格界定发文机关。各职能部门对校内的业务工作布置等职权范围内的事务,由职能部门自行发文;职能部门的重大业务事项,可由学校或办公室转发部门的文件。校学位委员会、学术委员会等专门委员会及各种领导小组、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事,一律自行行文,不以学校名义行文。
  (七)学校可与同级的人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文应确有必要,并严格按行文关系行文。
  (八)报送上级的“请示”,主送机关只能写上级机关名称,不要写机关处室,也不要直接写领导同志个人。一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的上级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以福建中医药大学名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
  (九)积极利用现代通信和技术手段处理公文,按规定可以通过网络传递的公文,不再以纸质形式传递。
四、发文办理
发文办理指以本校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。运转流程为:拟稿→拟稿单位核稿→会稿(需会稿的) →发文登记→办公室审核(核稿人员、办公室主任) →签发→编文号→缮印→拟稿人员校对→用印(复核) →分发。
  (一)草拟公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定。做到情况确实、观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,文句无误,标点正确,篇幅力求简短。提出发文的发送意见。紧急公文,拟稿单位应根据实际需要在《公文处理单》中提出紧急程度意见。
  (二)需定密的公文,由拟稿人提出定密具体意见填写在《公文处理单》的相应栏目内。定密审核意见由定密审核人签署。公文自领导人签发之日起,定密具体意见或定密审核意见的相关内容生效。当定密审核意见与拟稿人定密具体意见不一致时,若领导人签发时未特别指明,视为批准定密审核意见。未提出定密意见的公文,视为非密公文处理。
  (三)拟稿单位核稿由该单位担任领导职务的负责人签署。核稿应认真负责,须对文稿的内容、格式、紧急程度和定密意见等严格把关。核稿人签名应写全姓名和核稿日期。
  (四)拟制公文,对涉及其他部门、处室(单位)职权范围内的事项,主办处室(单位)应当主动与有关部门、处室(单位)协商、会稿,取得一致意见并会签后方可行文。
  (五)拟制公文,需要向签发领导说明有关情况的,拟稿单位应另专文说明,随文稿一起报送,不得用便笺或在文稿中注写等形式说明情况。
  (六)公文送校领导签发前,应当由校办公室进行审核。校办公室确定核稿人员对以“中共福建中医药大学委员会”、“福建中医药大学”以及“福建中医药大学办公室”名义的发文进行核稿。核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退主办处室(单位)修改。核稿后,由办公室主任或副主任审核把关,签署意见送校领导签发。未经办公室审核的公文,校领导原则上不签发,办公室不盖章发出。
  (七)办公室审核的重点是:是否确需发文,使用何种公文形式,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签,文字表达、文种使用、公文格式等是否符合规定,是否符合行文规则,发文范围是否妥当,附件及必需的说明材料是否齐全,以及要求基层办理的时限是否合理等。办公室审核时要确定公文发送方式和纸质发文份数;对紧急公文要确定紧急程度意见;对需要定密的公文,要确定定密审核人并提出定密审核意见。
  (八)文稿存在下列情况之一者,办公室审核时予以退稿:
  1.不符合党和国家政策;
  2.不符合有关法律法规;
  3.与工作要求不一致;
  4.文种使用、体例格式不规范;
  5.文理表达不清、行文过于冗长;
6.未按要求填写《公文处理单》;
7.该与其他处室(单位)会稿而没有会稿;
  8.附件材料不齐全;
  9.不需发文的。
  退稿应提出退稿理由和处理意见退回拟稿单位。
  (九)以“中共福建中医药大学委员会”名义的发文由校党委书记、副书记签发,特殊情况下,由党委书记委托的其他党委常委签发。以“福建中医药大学”名义的发文由校长或分管校领导签发;上行文(含“请示”、“报告”、上报的“意见”)必须由校长或主持工作的副校长签发。以“校办公室”名义的发文,由办公室主任签发,重要文稿由校长或分管校领导签发。“会议纪要”由会议召集人签发。签发公文应明确签署意见,并写全姓名和签发日期。
  (十)发文拟稿一律使用电脑打印稿,拟稿单位核稿、会稿、办公室核稿及领导签发均保留原手稿,以便核查、存档。修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求,不得使用铅笔、圆珠笔。不得在文稿装订线外书写。
  (十一)公文签发后,由办公室统一编文号,并送文印室。
  (十二)拟稿人应认真校对发文,特别要注意不要出现错漏字现象,校对后在《公文处理单》上签名,以示负责。文印室保留校对稿一周,备查。
(十三)公文用印时要进行复核,重点是:审核、签发、校对手续是否完备,是否按发文份数印制,附件材料是否齐全等。
(十四)公文按主抄送对象分发。其中报上级的“请示”件送3份。拟稿单位应在《公文处理单》相应栏目明确填写“主送”、“抄送”单位,不明确的要另附纸写出所有发送单位名单。纸质文件由拟稿单位分发。需要以电子发送的公文由办公室统一发送,属急件(由办公室审核时确定)的即发。发送后,发送人员应在《公文处理单》中签注电子发送时间和签署姓名,备查。
(十五)凡本校公文(含电子发送和纸质的)一律经校文印室统一格式规范后发送或印制,未经校办公室授权,其他处室均不得自行印制和采用电子发送。
五、收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程。包括签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。需要本校办理的公文,一律由办公室负责签收、拆封、登记,未经办公室登记的公文,不予办理。
  (一)签收。签收时要逐件清点,签名注时,重要公文要逐页查点,发现问题及时向发文单位查询,并采取相应处理措施。
  (二)拆封。送本校党委、行政、校办公室的公文由办公室指派专人负责拆封,并根据公文的内容、性质、缓急进行筛选。给校领导的亲收件由办公室指派专人负责收拆,给处室、部门的函件由各处室、部门兼管公文的人员收拆。
  (三)登记。凡有发文字号公文(密码电报除外)用公文管理系统进行电子登录。登录要分门别类,项目包括登记号、份数、收发时间及公文标题、密级、发文字号、发文机关等,并填写《文件阅办单》,提交或送办公室领导审核签批。
  (四)审核。收到学校下属部门(单位)上报的需要办理的公文,办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由本校办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。对不符合有关规定的,退回办文单位。
  (五)拟办。
  经审核,对符合本规定的收文,办公室应当及时提出拟办意见送校领导或者交有关部门办理。
  1.上级、平级机关有关方针、政策、法规类的公文送校领导传阅,其他公文送校长或分管校领导阅示。
  2.上级机关下发或交办的公文,由办公室提出拟办意见送校领导批示后办理。
  3.下属部门(单位)报送需要办理的公文,由办公室提出处理意见或根据工作职责送交有关处室提出办理意见后再报校领导审批。
  4.对需要两个以上处室(单位)办理的公文,办公室根据处室职能、工作任务性质、上下左右对应关系等提出拟办意见,报校领导批示同意后,明确主办处室,落实承办单位。
  (六)批办。领导审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
  (七)承办。
  1.承办处室(单位)收到交办的公文后应当及时处理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的校领导或办公室并说明理由。
   2.公文办理中遇到有涉及其他处室职权的事情,主办处室应主动与有关处室协商,牵头落实。如有意见分歧,主办处室主要负责人要出面协调,不得延误,推诿;协办处室要积极配合,共同完成承办事项。
  (八)催办。办公室应加强公文催办工作,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。承办单位对有规定办理时限的紧急公文,应当按时限要求办理,确有困难的应及时向办公室作书面说明;对一般性公文也要抓紧办理,无特殊情况应在收到公文后5个工作日内提出处理意见。公文收文时间、承办单位办理时间、办结时间均应在《文件阅办单》上注明备查。
  (九)公文传递。各处室(单位)兼管文书档案的人员要及时接收(至少每天上、下午各一次)办公室从网络上提交的公文。纸质文件必须派人到办公室办理签收手续。各处室(单位)兼管文书档案人员应相对固定,若有变动应及时通知办公室。
六、公文立卷归档
(一)公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和《福建中医药大学档案工作规定》,及时把公文底稿、正本和有关材料整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
  (二)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本校的主要工作情况,便于保管和利用。
  (三)联合办理的公文,原件由主办单位立卷、归档,其它单位保存复制件或其他形式的公文副本。公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,视同正式文件妥善保管。
  (四)归档公文用纸幅面规格应符合规定。传真纸应复印后归档。归档公文的定稿、正本和有关材料要收集整齐,每份公文的页数均应完整无缺。
  (五)各处室(单位)应按《福建中医药大学档案工作规定》的要求将公文材料收集整理编目或立卷,并按时向校综合档案室移交,在移交清单上标明移交人、接收人、日期等。移交清单一式两份,经双方签字的,一份由移交处室(单位)保管,另一份由综合档案室保存。
  移交、接收归档公文必须认真查点核实,对不符合归档要求的,综合档案室提出意见后,有关处室(单位)应按要求重新修正。
七、公文管理
  (一)公文由校办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
  (二)各处室(单位)必须确定专人(在编人员)管理公文,负责做好公文的签收、登记、保管、清退、立卷、归档、移交等工作。
(三)上级、平级机关的公文,除绝密或注明不准翻印的以外,经校领导或办公室主任批准,可以翻印、复制。翻印时应注明翻印机关、日期、份数和印发范围。其中密级文件,属秘密级的由办公室主任批准,属机密级的文件由校领导批准。复制的密级文件,应保留原有的密级标志,加盖复制专用章并编号,与原件同样管理,不得擅自扩大接触范围。
(四)公文使用、办理完毕,应及时清退。
  (五)不具备归档和存查价值的公文,经鉴别并经办公室负责人批准,可以定期销毁。销毁密级公文应当由两个人以上监销,保证不丢失、不漏销;其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
  (六)处室(单位)合并时,全部公文应随之合并管理。处室撤销时,需要归档的公文整理立卷后按规定移交校综合档案室。工作人员调离工作岗位时,应将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
  (七)密码电报的使用和管理,按有关规定执行。
  八、附则
  (一)行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。
  (二)公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
  (三)办公室对本规定落实情况应当进行督促检查,并根据需要适时进行公文处理情况通报。
  (四)国务院《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》已明确规定的内容,本规定未提及的,严格按《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》执行。
(五)本规定自公布之日起施行。
(六)本规定由校办公室负责解释。
 

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