关于印发福建中医药大学会议系统使用管理暂行办法的通知

(日期:2014-05-28)



 





 


 
校办(2010)43号

 
2010年10月8日发布

 
 

 
为规范学校各类会议室(学术报告厅、会议室、会见厅、接待室)的管理和使用,提高使用效率,为各类会议和接待提供良好场所和服务,特制定本办法。

 
 

 
一、使用功能与范围

 
1. 明德楼第一会议室(218-220):容纳50人,主要用于校长办公会、行政办公会和校领导主持召开的有关会议,校内各职能部门召开的会议和有关会议。

 
2. 明德楼第二会议室(315-316):容纳120人,主要用于中等规模的干部会、党政联席会、小型学术报告会和有关会议。

 
3. 明德楼第三会议室(317-319):容纳28人,主要用于党委常委会议、校主要领导主持召开的会议及上级领导、重要来宾来校召开的重要会议。

 
4. 明德楼会见厅(313):容纳20人,主要用于接待外宾、重要领导和重要来宾。

 
5. 明德楼第四会议室(312):容纳15人,主要用于校内召开的小型会议和行政楼内有关职能部门召开的部门会议。

 
6. 明德楼第五会议室(506):容纳12人,主要用于校领导召开的小型会议。

 
7. 明德楼接待室(219、318):各容纳10人,主要用于二、三楼会议室来宾和候会人员休息,以及一些小型座谈会。

 
8. 图书馆旗山学术报告厅:容纳500人,主要用于旗山讲坛、各种大型学术讲座及会议。

 
9. 图书馆屏山学术报告厅:容纳200人,主要用于各种中型学术讲座及会议。

 
10.自强楼第二学术报告厅(1309):容纳260人,主要用于各种学术报告会及有关会议。

 
 

 
二、管理办法

 
1. 校办公室负责上述会议室的管理、维护及协调使用工作,统一保管各会议室的钥匙。

 
2. 校办公室安排专人负责会议室的财产和设备管理、使用及日常维护等工作,定期检查和维护、维修各种设备。现代教育技术中心负责提供设备(包括计算机、音响、投影仪、灯光等)的技术支持。

 
3. 校办公室应及时将会议室使用安排情况告知相关工作人员,安排做好会前、会后服务工作;工作人员要保持会议室整洁有序,设备完好,并负责花草养护,提前做好茶水及茶具的供应工作。

 
4. 使用单位应在会议室指定位置悬挂横幅,用后及时清除,不得在墙面粘贴、钉钉,以保持会议室整洁。校办公室有关人员应配合使用单位做好会场的布置工作。

 
5. 使用会议室要注意保持清洁,禁止吸烟、不在会议室摆放易污损桌面地面的瓜果,不准随地吐痰、乱丢垃圾,严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画,不得随意移动桌椅。

 
6. 在会议期间,与会人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室,要爱护室内公共设施,未经校办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携带出室外;会议室音响等设备由办公室指定专人操控。对未按规定使用造成会议室设施损坏或物品丢失的,要追究使用单位的相应责任并照价赔偿。

 
7. 会议室的设备、家具不得外借或挪作他用。

 
8. 会议或活动结束后,使用部门应按照管理员要求关好电源、门窗、清理物品并及时通知校办公室管理人员。

 
9. 节假日或8小时之外使用会议室,收取适当费用。

 
 

 
三、使用申请程序

 
1. 各单位使用会议室,须提前向校办公室申请,并填写“会议室使用申请登记表”。使用部门一般应于每周五前报送下一周的会议室使用申请,校办公室根据全校会议情况,统筹安排会议室。

 
2. 校办公室严格按照各会议室功能安排使用。三间学术报告厅原则上只作学院(部)级以上的会议及讲座使用,不作为学生活动和竞赛场地。如有特殊情况需超越会议室功能使用范围,须经校办公室主任同意。

 
3. 任何人、任何单位未经批准不得擅自使用会议室,因未办理申请登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果,由各单位负责。

 
 

 
四、使用规则

 
1. 安排会议地点如有冲突,以内宾让外宾、下级让上级、上周活动安排表的优先安排为原则。部门使用会议按申请时间的先后顺序安排使用,如发生使用冲突,由办公室协调安排使用其他会议室。

 
2. 部门会议由召集部门自行做好会务服务工作。

 
3. 明德楼会议室一般不对外单位租借。

 
 

 
五、以上未尽事宜,由校办公室根据实际情况,予以补充规定。

 
 

 
六、本办法从公布之日起实行,解释权归校办公室。